Un nuovo traguardo per migliorare il rapporto con l’utenza e rendere efficiente il servizio di manutenzione ordinaria degli alloggi popolari.
L’Iacp di Trapani ha avviato un significativo processo di digitalizzazione delle procedure, ottenendo un concreto risparmio nei costi e importanti risultati operativi. L’ente ha infatti introdotto un nuovo sistema informatico per la gestione delle richieste di manutenzione ordinaria degli alloggi popolari in locazione, raggiungendo un tangibile miglioramento dell’efficienza del servizio.
L’applicativo dal nome KFlow, introdotto dall’inizio dello scorso anno all’interno dell’Iacp di Trapani che ha affidato l’incarico della realizzazione alla ditta Navetta Gruppo Integrato, è stato ampiamente testato con risultati decisamente positivi. Nella sostanza si tratta di un sistema di gestione dei processi avanzato che si avvale anche dell’Intelligenza Artificiale. Tutte le fasi, dalla ricezione della richiesta di manutenzione all’assegnazione al servizio tecnico, dal direttore dei lavori alla ditta incaricata, sono state oggetto di una completa trasformazione digitale, immediatamente disponibile per il RUP (Responsabile del Procedimento) e la dirigenza tecnica.
Nel processo precedente, la gestione delle segnalazioni richiedeva numerosi passaggi manuali, in media 50 minuti per ogni segnalazione. Con KFlow, l’intero processo è stato digitalizzato: la registrazione di una segnalazione richiede ora solo 5-7 minuti e genera automaticamente un numero di protocollo, garantendo tracciabilità immediata, tutto nel rispetto della privacy dell’utenza.
L’impatto sulla qualità del lavoro è stato immediato. Gli operatori URP, liberati da numerose attività manuali ripetitive, possono ora dedicare più tempo ad attività strategiche e al miglioramento del servizio all’utenza. La gestione completamente digitalizzata ed integrata permette al RUP (Responsabile unico del Procedimento), di volta in volta incaricato dalla dirigenza,di coordinare le attività in tempo reale e di quantificare le performance con dati oggettivi.
L’app mobile di KFlow trasforma completamente il lavoro sul campo, fornendo ai tecnici l’accesso immediato all’intero archivio delle pratiche direttamente sul dispositivo mobile durante i sopralluoghi. I tecnici possono consultare in tempo reale lo storico completo delle segnalazioni, aggiungere note tecniche, documentare gli interventi con fotografie che vengono immediatamente associate alla pratica, e aggiornare lo stato dei lavori direttamente sul posto.
Riguardo alla gestione delle operatività manutentive, KFlow permette di facilitare le operazioni esecutive e di controllo, anche da remoto, grazie all’uso dell’intelligenza artificiale proprietaria dell’applicativo. L’investimento ha avuto per l’IACP un costo contenuto di poche migliaia di euro, a carico del bilancio dell’Ente, a fronte di benefici significativi: oltre alla riduzione dei costi di carta e toner, con un risparmio annuo di oltre 12.600 fogli equivalenti a 63 kg di carta e una significativa riduzione delle emissioni di CO2,uso fotocopiatrice, toner, ed altro, si è ottenuto un incremento della tracciabilità delle pratiche dal 30% al 100% e una riduzione dei tempi di risposta da 2-4 giorni a una gestione immediata.
L’operatore accede a un unico sistema integrato che fornisce istantaneamente tutte le informazioni necessarie: lo storico delle segnalazioni, lo stato dei pagamenti, la composizione della palazzina e la localizzazione dell’immobile sono immediatamente disponibili in un’unica interfaccia. Il sistema automatizza completamente la fase di verifica preliminare, “dialoga” con il sistema di protocollo in uso e assegna la pratica al gruppo di competenza appropriato.
La vera rivoluzione si manifesta al termine della registrazione in sede, quando l’affittuario riceve immediatamente “brevi manu” una ricevuta protocollata con tutte le informazioni necessarie per monitorare la sua pratica. Se nel processo tradizionale, durante il periodo di attesa, né l’affittuario né l’operatore URP avevano visibilità sullo stato della pratica, oggi con KFlow la situazione è radicalmente cambiata: l’URP (Ufficio Relazioni con il Pubblico) del’Iacp può fornire all’utente informazioni immediate sullo stato di avanzamento della richiesta di manutenzione, senza dover interpellare il tecnico e, ancora più importante, l’inquilino stesso può seguire autonomamente la propria pratica in qualsiasi momento, accedendo al sito web dell’Ente, attraverso SPID o CIE, eliminando la necessità di recarsi all’ufficio URP, inviare email o telefonare.
Con questa iniziativa, l’IACP di Trapani si distingue in Sicilia come esempio virtuoso nell’attuazione delle strategie nazionali di innovazione digitale, dimostrando come gli enti pubblici possano effettivamente realizzare quella trasformazione tanto auspicata dalle istituzioni nazionali ed europee. L’implementazione di KFlow rappresenta non solo un avanzamento tecnologico, ma traccia un nuovo percorso nella gestione dei servizi pubblici, coniugando efficienza operativa, sostenibilità ambientale e miglioramento del servizio al cittadino in piena aderenza alle direttive sulla modernizzazione della Pubblica Amministrazione.
